La facturation électronique structurée est obligatoire entre entreprises belges depuis le 1er janvier 2026. La tolérance annoncée par le SPF Finances couvrait les trois premiers mois de l'année, et elle est terminée depuis longtemps. Si vous lisez ceci en vous demandant si vous êtes concerné, la réponse est probablement oui.
Cet article ne recommence pas l'explication du réseau Peppol : le guide Peppol en Belgique s'en charge. Il répond à la question du retardataire. Êtes-vous vraiment en infraction, qu'est-ce que ça coûte au juste, et quel est le chemin le plus court pour être en ordre.
Synthèse rapide :
- Le critère officiel tient en une phrase : avez-vous un numéro de TVA actif ? Si oui, l'obligation s'applique, avec un nombre limité d'exceptions.
- Le régime de la franchise pour petites entreprises (chiffre d'affaires jusqu'à 25 000 €) n'est pas une exception. Beaucoup de retardataires se croient hors champ à tort.
- L'amende spécifique va de 1 500 € à 5 000 €, mais le vrai risque financier est ailleurs : sans facture structurée pour une opération soumise à l'obligation, votre droit à déduction TVA est en jeu.
- Émettre et recevoir sont deux obligations distinctes. Une entreprise qui ne facture qu'à des particuliers doit quand même pouvoir recevoir les factures structurées de ses fournisseurs.
- Notre verdict : le rattrapage prend deux à quatre semaines, et le coût net est fortement réduit par la déduction majorée de 120 %, qui court jusqu'à fin 2027.
Le test en une minute
Le SPF Finances met à disposition un outil officiel qui détermine si l'obligation vous concerne. En attendant, ce tableau couvre les situations que l'on rencontre le plus souvent chez les PME wallonnes et bruxelloises.
| Votre situation | En règle ? | Ce qu'il faut faire |
|---|---|---|
| Vous envoyez encore des PDF par e-mail à des clients assujettis | Non | Raccorder un logiciel connecté au réseau, en priorité |
| Vous émettez en structuré, mais n'avez jamais testé la réception | Non, la réception est une obligation distincte | Tester une facture entrante cette semaine |
| Votre logiciel est « compatible Peppol » mais l'option n'a jamais été activée | Non | Activer et faire un envoi réel vers un client |
| Vous êtes sous le régime de la franchise (jusqu'à 25 000 € de chiffre d'affaires) | Non exempté, l'obligation s'applique | Traiter le sujet comme n'importe quelle entreprise |
| Vous ne facturez qu'à des particuliers | Pas d'obligation d'émettre, obligation de recevoir | Vérifier votre capacité de réception |
| Vous ne réalisez que des opérations exemptées par l'article 44 | Ni émission ni réception obligatoires | Confirmer avec votre comptable que c'est bien votre cas |
| Vous êtes assujetti forfaitaire (article 56) | Pas d'obligation d'émettre | Anticiper la fin du régime, au plus tard début 2028 |
| Vous facturez des marchés publics | Obligation depuis mars 2024, pas 2026 | Vérifier que vos marchés passés étaient conformes |
Le contexte général est celui d'un rattrapage qui a déjà eu lieu pour la plupart. Selon le SPF BOSA, 995 819 entreprises utilisent Peppol, soit 83 % d'adoption, avec plus de 153 000 raccordements supplémentaires depuis le 1er janvier 2026. Le plafond réaliste annoncé est de 90 %. Autrement dit, la marge entre les entreprises restantes et les entreprises jamais concernées se réduit vite, et il devient difficile de passer inaperçu auprès de ses propres fournisseurs.
Ce que « obligatoire » veut dire exactement
C'est le point où beaucoup de dirigeants se trompent de bonne foi. Une facture PDF envoyée par e-mail est une facture électronique au sens courant. Ce n'est pas une facture électronique structurée au sens de la loi.
Le SPF Finances résume la situation dans un tableau à trois colonnes qu'il vaut la peine de retenir.
| Type de transaction | Structurée | Simplement électronique (PDF) | Papier |
|---|---|---|---|
| B2B entre deux assujettis belges | Obligatoire depuis le 01.01.2026, via Peppol au format Peppol BIS | Non autorisé | Non autorisé |
| B2G, marchés publics | Obligatoire depuis le 01.03.2024, sauf marchés sous 3 000 € hors TVA | Non autorisé | Non autorisé |
| B2C et situations hors champ | Autorisé avec l'accord du bénéficiaire | Autorisé avec le consentement du receveur | Autorisé |
Trois précisions changent la lecture de ce tableau.
En B2B, le format attendu est le Peppol BIS, sauf accord mutuel entre les parties sur un autre format respectant la norme européenne EN 16931. Ce n'est pas une porte de sortie : il faut un accord, et une norme.
En B2G, l'échéance est passée depuis mars 2024, et non 2026. Le seuil général est de 3 000 € hors TVA, mais les pouvoirs adjudicateurs peuvent être plus stricts, et les adjudicateurs fédéraux imposent la facture électronique même en dessous de ce seuil depuis le 1er mars 2024. Si vous travaillez pour une commune, une intercommunale ou un service fédéral, vos factures de 2024 et 2025 relevaient déjà de cette règle.
En B2C, la formule officielle mérite d'être lue deux fois : l'électronique est autorisé sous réserve de l'accord du bénéficiaire, et l'inscription au réseau Peppol vaut accord. Un client particulier inscrit sur le réseau, ce qui arrive pour les indépendants complémentaires, est réputé avoir donné son accord.
Le critère officiel n'est pas la taille, ni le secteur, ni la forme juridique : c'est le numéro de TVA actif. Une ASBL assujettie est concernée comme une SRL. Le PDF par e-mail n'a jamais été une facture structurée. Et l'échéance des marchés publics était mars 2024, pas janvier 2026.
Les exceptions, et pourquoi vous n'en faites probablement pas partie
La liste officielle des exceptions est courte, et elle se lit en deux temps parce que l'obligation d'émettre et celle de recevoir ne se recouvrent pas.
Sont dispensés d'émettre : les assujettis faillis, les entreprises qui réalisent uniquement des opérations exemptées par l'article 44 du Code de la TVA, les assujettis non établis en Belgique sans établissement stable même s'ils y sont identifiés à la TVA, et les assujettis forfaitaires de l'article 56. Ce dernier régime disparaît au plus tard le 1er janvier 2028, donc la dispense a une date de péremption.
Sont dispensés de pouvoir recevoir : uniquement les entreprises sous article 44 et les non-établis sans établissement stable. La liste est plus courte, et c'est là que se logent la plupart des erreurs d'appréciation.
Deux cas méritent d'être détaillés parce qu'ils reviennent sans cesse.
Le régime de la franchise pour petites entreprises, celui qui dispense de porter la TVA en compte jusqu'à 25 000 € de chiffre d'affaires annuel, n'est pas une exception à l'obligation. Le SPF Finances le dit noir sur blanc. Un indépendant complémentaire sous franchise doit émettre et recevoir en structuré comme les autres. Le régime particulier agricole est concerné lui aussi, au moins pour la réception des factures B2B.
Le cas des entreprises étrangères est plus subtil. Un assujetti non établi en Belgique sans établissement stable n'est pas soumis à l'obligation, même s'il possède un numéro de TVA belge. La règle qui va avec est pratique : c'est à cette entreprise d'informer elle-même ses cocontractants de sa situation. Si un fournisseur étranger continue à vous envoyer des PDF sans rien dire, la question mérite d'être posée.
Reste à savoir si votre client est assujetti. La réponse est publique. Le SPF Finances renvoie vers la Banque-Carrefour des Entreprises : dans la fiche de l'entreprise, la rubrique « Qualités » indique « Assujettie à la TVA - Depuis le [date] ». Si l'une des deux parties n'est pas assujettie, l'obligation ne s'applique pas à leurs transactions mutuelles.
La franchise à 25 000 € n'exempte de rien, c'est l'erreur la plus fréquente. Les dispenses d'émission et de réception ne couvrent pas les mêmes entreprises. Le forfait de l'article 56 disparaît au plus tard début 2028. Et l'assujettissement d'un client se vérifie gratuitement dans la Banque-Carrefour des Entreprises.
Le vrai risque n'est pas l'amende
L'amende spécifique est connue : l'arrêté royal du 8 juillet 2025 a créé une infraction pour « non-disposition des moyens techniques permettant d'émettre et de recevoir une facture électronique structurée », sanctionnée par 1 500 € à la première constatation, 3 000 € à la deuxième et 5 000 € aux suivantes.
La mécanique d'escalade est plus lente qu'il n'y paraît. Une infraction ne devient une deuxième infraction qu'après constatation par l'administration, et au plus tôt trois mois après la constatation de la précédente. Vous n'accumulez donc pas 5 000 € par facture non conforme.
Cette lecture rassurante s'arrête là, pour deux raisons.
Les amendes préexistantes n'ont pas disparu. Le SPF Finances précise que les sanctions pour défaut d'émission et pour facture non conforme restent en place et s'appliquent aussi aux factures structurées : amende proportionnelle du Tableau C de l'annexe à l'arrêté royal n° 41 quand la facture n'est pas émise ou comporte des mentions manquantes ou inexactes, amende non proportionnelle du point A de l'arrêté royal n° 44 quand elle est hors délai. La nouvelle amende s'ajoute à cet arsenal, elle ne le remplace pas.
Et surtout, il y a le droit à déduction. Pour déduire la TVA d'une facture entrante, il faut disposer d'une facture régulière au sens de l'article 3, § 1er, 1° de l'arrêté royal n° 3. Pour une opération soumise à l'obligation, cela signifie disposer d'une facture électronique structurée. Le SPF Finances mentionne bien une exception, dite « substance over form » : si les conditions matérielles sont remplies, le droit à déduction ne sera pas refusé. Mais on parle ici d'un filet de sécurité à démontrer en cas de contrôle, pas d'un régime de faveur.
Traduit en langage de trésorerie : une PME qui reçoit encore des PDF de ses fournisseurs pour des opérations soumises à l'obligation, et qui n'a pas les moyens techniques de recevoir en structuré, cumule deux expositions. Elle risque l'amende administrative pour l'absence de moyens techniques, et elle place sa TVA déductible dans une position qu'elle devra justifier.
C'est la raison pour laquelle la réception est plus urgente que l'émission chez la plupart des retardataires. Un client qui ne reçoit pas vos factures vous appellera. Une facture fournisseur mal reçue ne fait aucun bruit, jusqu'au contrôle.
L'amende de 1 500 à 5 000 € n'escalade qu'après constatation, avec trois mois d'intervalle minimum. Les amendes fiscales classiques restent applicables en plus. Le risque le plus lourd porte sur la TVA déductible des factures entrantes. La capacité de réception est donc le chantier prioritaire.
Le plan de rattrapage en quatre semaines
Il n'y a pas de raison d'y passer un trimestre. Le SPF Finances publie un parcours officiel en trois étapes ; voici la version calendaire qu'on utilise en mission.
Semaine 1, l'état des lieux. Listez vos dix plus gros clients et vos dix plus gros fournisseurs. Pour chacun, vérifiez s'il est assujetti et s'il est joignable sur le réseau. Notre vérificateur Peppol le fait à partir d'un numéro d'entreprise, et l'article sur le Peppol ID explique comment lire les cas ambigus. Vous saurez à la fin de la semaine combien de flux sont réellement concernés.
Semaine 2, la décision logicielle. Regardez d'abord ce que fait déjà votre outil actuel. Une grande partie des logiciels comptables belges sont raccordés, et l'option est parfois désactivée par défaut. Le SPF Finances publie la liste des solutions conformes. Notre article sur Peppol pour une PME belge compare les façons de se raccorder si vous partez de zéro.
Semaine 3, les tests réels. Envoyez une vraie facture à un vrai client, et faites-vous envoyer une vraie facture par un fournisseur raccordé. C'est la seule validation qui compte. Vérifiez que la facture entrante arrive bien dans votre comptabilité, et pas seulement dans une boîte de réception technique que personne ne consulte.
Semaine 4, la bascule et les habitudes. Coupez l'envoi de PDF vers les clients assujettis, prévenez les fournisseurs qui vous envoient encore des PDF, et documentez qui fait quoi. Le SPF Finances publie aussi un agenda des formations si votre équipe administrative a besoin d'un cadre.
Un mot sur ce qu'il ne faut pas faire. Ne comptez pas sur votre fiduciaire pour régler le sujet à votre place : elle traite vos pièces, elle ne pilote pas votre outil de facturation. N'achetez pas une solution sans avoir testé la réception. Et ne bâtissez pas un contournement par portail client : un client ne peut pas vous imposer unilatéralement de déposer vos factures sur sa plateforme, sauf si vous y consentez expressément.
Ce que ça coûte vraiment
Le coût direct dépend de votre logiciel actuel, et il est souvent nul ou marginal quand la fonction existe déjà. Le SPF Finances ne publie pas de grille de prix, et nous n'en inventerons pas.
En revanche, deux incitants fiscaux sont documentés et toujours ouverts. La déduction de frais majorée à 120 % s'applique aux périodes imposables 2024 à 2027 pour les PME et les indépendants, sur les packs de facturation en formule d'abonnement et sur les frais de conseil. Les coûts d'amortissement n'y sont jamais éligibles. Et depuis le 1er janvier 2025, la déduction pour investissement numérique est portée à 20 %.
Le vrai coût du retard n'est pas là. Il est dans le temps passé à gérer manuellement des flux hybrides : une partie des fournisseurs en structuré, une autre en PDF, un encodage manuel qui continue, des factures qui arrivent à deux endroits. Si vous voulez chiffrer ce que cette double gestion vous prend chaque mois, notre calculateur de temps administratif donne un ordre de grandeur en trois minutes.
Pourquoi rattraper maintenant plutôt qu'en 2027
Deux échéances rendent l'attente plus chère que l'action.
Le rôle d'autorité Peppol belge, tenu par le SPF BOSA depuis 2016, passe au SPF Finances à partir de 2027. Le réseau de facturation et l'administration fiscale se rapprochent, ce qui n'est pas un détail de gouvernance quand on parle de contrôle.
Ensuite vient l'e-reporting, visé pour 2028 et encore à transposer en droit belge. Il s'appuiera sur la même facture structurée, avec une transmission d'informations vers l'administration qui remplacera le listing clients annuel. Une entreprise raccordée et propre en 2026 n'aura presque rien à faire. Une entreprise qui rattrape en 2027 encaissera les deux chantiers ensemble.
C'est aussi la raison pour laquelle il vaut la peine de traiter ce sujet comme un projet d'organisation et pas comme une case à cocher. Une fois que la facture entre sous forme de données, l'encodage manuel, le rapprochement bancaire et les relances deviennent automatisables. La conformité est le socle, pas le but.
FAQ
Je suis sous le régime de la franchise à 25 000 €, suis-je concerné ? Oui. Le SPF Finances indique explicitement que l'obligation s'applique aussi sous le régime de la franchise de taxe pour les petites entreprises. Le critère est le numéro de TVA actif, pas le chiffre d'affaires. Vous devez pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques structurées comme n'importe quelle entreprise assujettie.
Que se passe-t-il si je continue à envoyer des PDF ? Pour une opération B2B soumise à l'obligation, une facture PDF n'est pas conforme. Vous vous exposez à l'amende pour non-disposition des moyens techniques, de 1 500 à 5 000 € selon le rang de l'infraction, et aux amendes fiscales classiques pour facture non conforme, qui restent applicables.
Puis-je perdre mon droit à déduction TVA ? Le risque existe. Pour une opération soumise à l'obligation, l'exercice du droit à déduction suppose de disposer d'une facture électronique structurée. Une exception dite « substance over form » permet de ne pas refuser la déduction si les conditions matérielles sont remplies, mais elle se démontre en contrôle. Mieux vaut ne pas dépendre de ce filet.
Mon ASBL est-elle concernée ? La règle ne parle pas de forme juridique. Une ASBL assujettie à la TVA est concernée exactement comme une société. Une ASBL non assujettie ne l'est pas, et les factures qui lui sont adressées ne relèvent pas de l'obligation, puisque l'une des deux parties n'est pas assujettie.
Et les notes de crédit ? En principe, elles suivent la même obligation depuis le 1er janvier 2026. Le SPF Finances précise qu'une note de crédit en PDF reste possible pour autant que le client l'accepte, sur base de l'article 56, § 2, alinéa 4 du Code de la TVA. À l'inverse, si le fournisseur l'émet en structuré, le client doit l'accepter.
Ce qu'il faut retenir
Si vous avez un numéro de TVA actif, vous êtes concerné, et les exceptions sont trop étroites pour parier dessus. La franchise à 25 000 € n'en fait pas partie, les marchés publics étaient déjà couverts depuis mars 2024, et l'obligation de recevoir touche même ceux qui ne facturent qu'à des particuliers.
Le coût du retard ne se mesure pas en amendes. Il se mesure en TVA déductible à justifier, en flux hybrides à gérer à la main, et en deux chantiers à mener de front si vous attendez l'e-reporting. Le rattrapage, lui, tient en quatre semaines pour une PME normale.
Si votre administratif tourne encore sur du réencodage, des PDF à classer et des rappels à envoyer un par un, parlons-en 30 minutes. On regarde vos flux, on chiffre le temps récupérable, et vous repartez avec un plan que vous pouvez exécuter même sans nous.
